Những khái niệm cơ bản về ERP
Hoạch Định Tài nguyên (nguồn lực) Doanh nghiệp (tiếng Anh: Enterprise Resource Planning – ERP) theo nghĩa nguyên thuỷ là định nghĩa một hệ thống phần mềm dùng để hoạch định tài nguyên trong một tổ chức, một doanh nghiệp. Một hệ thống ERP điển hình bao hàm tất cả những chức năng cơ bản của một tổ chức. Tổ chức đó có thể là doanh nghiệp, tổ chức phi lợi nhuận, tổ chức phi chính phủ v.v.
Tài nguyên (nguồn lực) của doanh nghiệp (tổ chức) có thể là: con người, máy móc, tiền vốn, lợi thế kinh doanh, thông tin hoặc bất cứ thứ gì khác mà có thể tạo ra doanh thu, lợi nhuận cho tổ chức.
Một phần mềm được gọi là ERP sẽ tích hợp những chức năng chung của một tổ chức vào một hệ thống duy nhất. Thay vì phải sử dụng riêng phần mềm kế toán, phần mềm nhân sự-tiền lương, quản trị sản xuất… song song, độc lập với nhau thì ERP gom tất cả vào chung 1 gói phần mềm duy nhất mà giữa các chức năng (hay còn gọi là phân hệ) có sự liên kết thông tin với nhau.
Hãy xem bức tranh nêu các vấn đề cơ bản của doanh nghiệp như sau:
Các vấn đề của doanh nghiệp luôn phải được giải quyết nhanh chóng, chính xác và giải pháp ERP sẽ giải quyết được vấn đề này.
Các ERP hiện đại có khả năng giải quyết và mô hình hóa được tất cả các chu trình kinh doanh, quản trị của doanh nghiệp. Việc tích hợp một cách xuyên suốt và loại bỏ các phần mềm độc lập sẽ tạo ra một hệ thống có tính chất trung tâm, mà qua đó các tài nguyên (nguồn lực) có thể được quản lý một cách chi tiết, khoa học.
Các chức năng tiêu biểu của một phần mềm ERP bao gồm:
- Lập kế hoạch, dự toán
- Bán hàng và quản lý khách hàng (CRM)
- Quản lý sản xuất
- Kiểm soát chất lượng
- Kiểm soát nguyên vật liệu, kho, tài sản cố định
- Mua hàng và kiểm soát nhà cung ứng
- Tài chính – Kế toán
- Quản lý nhân sự
- Nghiên cứu và phát triển
Bên cạnh đó, do tính dây chuyền và đa dạng của hệ thống ERP, các doanh nghiệp cung cấp giải pháp ERP còn hỗ trợ khách hàng thông qua dịch vụ tư vấn, thiết kế phát triển riêng theo đặc thù của doanh nghiệp.
Giá trị cốt lỗi mà ERP mang lại là một hệ thống quản lý có tính tương thích cao và tùy biến theo được yêu cầu đặc trưng đối với ngành của từng doanh nghiệp.
Lợi ích ERP mang lại
Đắt đỏ như vậy thì ERP đem lại lợi ích gì?
Đương nhiên là ERP mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp.
Năng suất lao động sẽ tăng do các dữ liệu đầu vào chỉ phải nhập một lần cho mọi giao dịch có liên quan, đồng thời các báo cáo được thực hiện với tốc độ nhanh hơn, chính xác hơn. Doanh nghiệp có khả năng kiểm soát tốt hơn các hạn mức về tồn kho, công nợ, chi phí, doanh thu, lợi nhuận… đồng thời có khả năng tối ưu hóa các nguồn lực như là nguyên vật liệu, nhân công, máy móc thi công… vừa đủ để sản xuất, kinh doanh.
Các thông tin của doanh nghiệp được tập trung, đầy đủ, kịp thời và có khả năng chia sẻ cho mọi đối tượng cần sử dụng thông tin như khách hàng, đối tác, cổ đông. Khách hàng sẽ hài lòng hơn do việc giao hàng sẽ được thực hiện chính xác và đúng hạn. Ứng dụng ERP cũng đồng nghĩa với việc tổ chức lại các hoạt động của doanh nghiệp theo các quy trình chuyên nghiệp, phù hợp với các tiêu chuẩn quốc tế, do đó nó nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận, tăng năng lực cạnh tranh và phát triển thương hiệu của doanh nghiệp.
Các phần mềm ERP
Hiện nay có khá nhiều phần mềm ERP, trang công nghệ www.capterra.com đã thống kê được tới 342 phần mềm có liên quan đến ERP. Hình dưới dây liệt kê 20 phần mềm ERP được sắp xếp theo tiêu chí thông dụng nhất.
Chi phí triển khai ERP
Vậy một hệ thống phức tạp như vậy, chi phí để triển khai cho mỗi doanh nghiệp liệu có đắt đỏ hay không?
Câu hỏi này có thể trả lời ngay rằng CÓ, chi phí để triển khai ERP cho doanh nghiệp không hề rẻ. Chính vì vậy ở Việt Nam không có nhiều doanh nghiệp dám chịu chơi để triển khai ERP cho doanh nghiệp của mình.
